Bouwregelement 29 t/m 31 jan 2020 | 22ste editie

Dit bouwreglement is van toepassing op de vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer, die 29, 30 en 31 januari 2020 in de Jaarbeurs Utrecht door HoLaPress Communicatie wordt georganiseerd. Dit reglement valt onder de Deelnamevoorwaarden, waaraan iedere deelnemer zich bij inschrijving contractueel heeft verbonden.

Dit bouwreglement is van toepassing op de gehele invulling van de standruimte, die de organisatie heeft toegewezen. Dit bouwreglement heeft daarom betrekking op alles aangaande de invulling van deze standruimte, zoals wanden, bouwwerken, vloerbedekking, inrichting, verlichting, banieren, verlaagde plafonds, etc. Afwijkingen van dit bouwreglement door deelnemers zijn uitsluitend toegestaan na schriftelijke goedkeuring door de bevoegde personen van HoLaPress Communicatie.

Dit reglement is van toepassing op alle deelnemers. Indien een deelnemer de standbouw heeft afgenomen bij de beursorganisatie, kan deze zijn stand vanaf een nader bekend te maken tijdstip in gebruik nemen. Eerder is de stand niet opgeleverd en kan dus niets worden afgeleverd op de stand.

Voor een deelnemer, die zijn standbouw in eigen beheer uitvoert en deze niet via de organisatie afneemt, geldt dat dit reglement ook betrekking heeft op alle personen en organisaties die hij daarbij betrekt, dus zowel die bij de deelnemer zelf in loondienst zijn, dan wel de externen die hij daarbij (in)direct betrekt of door derden laat betrekken, zoals standbouwers, leveranciers, etc. Deze personen en organisaties dienen bij de vakbeursorganisatie te zijn geaccrediteerd om toegang tot de vakbeurs te hebben.

INSCHRIJVEN STANDBOUWREGISTER
Standbouwers of derde die namens een standhouder werkzaamheden op de beursvloer wensen uit te voeren dienen vooraf ingeschreven te zijn in het standhoudersregister. Standbouwers kunnen zich aanmelden via de website. Indien een standbouwer, leverancier dan wel derde die namens een standhouder werkzaamheden op beursvloer wenst te verrichten en niet is ingeschreven in het standbouwersregister verkrijgt geen toegang tot de beursvloer.

BIJDRAGE IN DE OP- EN AFBOUWKOSTEN
Geregistreerde standbouwers, leveranciers of standhouders die in eigen beheer bouwen en niet via de organisatie afnemen dienen vooraf een bouwtoeslag te voldoen. De bijdrage in de op- en afbouwkosten wordt berekend op basis van het aantal gehuurde m2 beursvloer. De minimale bijdrage bedraagt € 225,00 voor een stand van 16 M2, en maximaal € 350,00. De berekening vindt gestaffeld plaats gebaseerd op € 5,00 per m2. Ter voldoening ontvangt u via de organisatie een nota. Uitsluitend na het betalen van de bijdrage in de op- en afbouwkosten kunnen toegangsbewijzen welke toegang tot de beursvloer verlenen worden besteld. Per te bouwen stand dient de bijdrage in de op- en afbouwkosten te worden voldaan. Na het voldoen van de bijdrage in de op- en afbouwkosten kunnen toegangsbewijzen bij de organisatie worden aangevraagd.

TOEGANGSBEWIJZEN
Indien een medewerker van een geregistreerde leverancier dan wel standbouwer niet in het bezit is van de juiste toegangsbewijzen dan kan indien de bijdrage in de opbouwkosten zijn voldaan, ter plaatse een toegangsbewijs worden aangekocht, tegen een bedrag van € 25,00 per toegangsbewijs.

AANWEZIGHEID OP DE BEURSVLOER TIJDENS OP- EN AFBOUW
Iedereen die zich op de beursvloer bevindt, dient zijn toegangsbewijs altijd en duidelijk zichtbaar te dragen. Alleen door de beursorganisatie geaccrediteerde personen komen in aanmerking voor een toegangsbewijs. Accreditatie kan per 1 oktober worden aangevraagd op onze standbouwers website. Alleen personen met een geldig toegangsbewijs hebben recht op toegang tot de beursvloer. Een standhouder die een eigen stand opbouwt of laat bouwen door een standbouwer, c.q. derden, dient dit voorafgaand schriftelijk aan de organisatie te melden onder opgave van de naam en contactgegevens van deze organisatie of personen, die hij daartoe opdracht heeft gegeven. Deze op- en afbouwers moeten zich, alvorens aan het werk te gaan, eerst melden bij de organisatie of zijn vertegenwoordigers bij de toegangspoorten. Zij dienen zich onder meer te houden aan het toegangscontrolesysteem, de openingsuren voor op- en afbouwen, aan de veiligheidsmaatregelen en alle andere regels, geldend voor alle deelnemers. Personen die wel door een deelnemer zijn betrokken bij zijn standbouw, maar niet beschikken over een geldig toegangsbewijs, dienen eerst bij de organisatie een geldig toegangsbewijs te kopen.

STANDBOUWMATERIALEN
Alle bestellingen van standbouwmaterialen bij de organisatie, ook die door de standbouwer worden gedaan, worden aan de standhouder gefactureerd. Na sluitingstijd van de hallen mag er geen materiaal in of uit de hallen worden gebracht, zonder expliciete controle van de ter plaatse bevoegde bewaking.

AANWIJZINGEN VOOR AANWEZIGHEID OP DE BEURSVLOER
Tijdens het opbouwen dienen de volgende aanwijzingen in acht genomen te worden:
• Alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie mag er met eigen vorkheftrucks over de gangpaden gereden worden. Dit dient met zeer lage snelheid (maximaal 5 km per uur) te gebeuren om schade aan de vloerbedekking te voorkomen. Er mag niet met het stuur gedraaid worden tijdens stilstand.
• De gangpaden moeten te allen tijde vrijgehouden worden.
• Het is niet toegestaan schilderwerken uit te voeren buiten de omlijning van de stand. Schoonmaakkosten van verfresten op de gangpaden worden in rekening gebracht bij de standhouder.
• Al het grote afval (lengte: langer dan 1 meter, oppervlakte: groter dan 1 m2, volume: groter dan 0,5 m3) moet worden meegenomen en door de standhouder c.q. standbouwer zelf worden afgevoerd volgens de daarvoor geldende regels. Al het kleine afval moet gestort worden in containers.
• Indien er vuil op de beursvloer achterblijft, zal dit op kosten van de standhouder verwijderd worden.
• Het is te allen tijde verboden etensresten, drinkbekers e.d. op de vloer te werpen. Bij overtreding zal de betrokken standbouwer de toegang tot de beurs ontzegd worden en zullen toekomstige inschrijvingen niet in behandeling worden genomen.
• Aan het einde van elke opbouwdag moet het afval opgeruimd zijn.

VEILIGHEID
Alle inrichtingen in de stand die door de standhouder of -bouwer aangelegd worden, moeten beantwoorden aan de daarvoor geldende overheidsvoorschriften (veiligheidsvoorschriften en Arbo-voorschriften daaronder uitdrukkelijk begrepen) én aan de voorschriften, die in het Handboek voor verantwoord werken van de organisatie staan vermeld.

GOEDKEURING STANDONTWERP
Indien een deelnemer geen gebruikmaakt van de mogelijkheid om zijn standbouw door de organisatie te laten verzorgen, dient het standbouwontwerp voor 1 december 2019 ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de beursorganisatie. U kunt uw ontwerp sturen naar Natascha Vlemmings, e-mail: standbouw@vakbeursfacilitair.nl. Om een stand goed te kunnen beoordelen, moeten minimaal de hieronder genoemde tekeningen inzake een standontwerp worden aangeleverd.
1. vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen) 2. gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals.
Wij adviseren u erop te letten dat het standontwerp door uw standbouwer of standmanager ter goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor de beurs, dat u zich hierover in ieder geval geen zorgen meer hoeft te maken.
Let op! Ontwerpen mogen uitsluitend na schriftelijke goedkeuring uitgevoerd worden. Indien gebouwd gaat worden zonder schriftelijke toestemming vooraf loopt de deelnemer het risico, dat zijn stand wordt afgekeurd. In dat geval kan de organisatie de deelnemer dwingende maatregelen opleggen om de stand geheel of gedeeltelijk te herbouwen.

MINIMALE STANDBOUWEISEN
Iedere deelnemer met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde en aan de zijkanten, waar een buurstand gepland is. U mag geen gebruikmaken van de achterwand van uw buurstand, tenzij dat u dat met uw mede-deelnemer bent overeengekomen. De bewijslast daarvan ligt dan wel aan uw kant. Deze afscheidingswanden mogen niet hoger zijn dan 250 centimeter. Het vloeroppervlak van uw standruimte dient bedekt te zijn.
Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 250 centimeter plaatst, is uw stand hoger dan 250 centimeter. Dus, als u een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal centimeters van uw vloerhoogte van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet hoger dan 250 centimeter worden.

HOOGTE
In het belang van de naastgelegen stands van andere deelnemers mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de standaardhoogte van 250 centimeter gaan bouwen. De scheidingswanden mogen dus nooit hoger dan 250 centimeter zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen met schriftelijke toestemming van de organisatie mag u hiervan afwijken. Let er wel op dat de achterzijde van de wand boven de 250 centimeter altijd netjes en in de kleur wit afgewerkt moet worden. De hoogte van de standbouw mag nooit hoger zijn dan het strekkende aantal meters van de kortste zijde van een stand. Voorbeeld: de kortste zijde van een stand bedraagt 4 strekkende meter, dan mag de standbouw nooit hoger zijn dan 400 centimeter.
Let op! Bij de toepassing van afwijzingen van de maximale hoogte hanteert de organisatie soepele voorwaarden, waarbij steeds geprobeerd wordt de belangen van zowel deelnemers, mede-deelnemers als bezoekers optimaal met elkaar in overeenstemming te brengen.

WANDEN
Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra wandruimte creëren door langs een van de gangpaden de wand door te trekken, is een logische oplossing, zij het dat de bezoekers en de overburen niet mogen worden geconfronteerd met uitzicht op een blinde wand. Derhalve is het plaatsen van wanden langs het gangpad slechts zeer beperkt toegestaan. Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u het beste binnen uw standruimte extra wanden plaatsen. Niet direct naast het gangpad, maar op minimaal een meter buiten de rooilijn. Zo houdt uw stand een open karakter. Let op! Elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van vijf meter worden dicht gebouwd, tenzij de beursorganisatie schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons het recht voor om, desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven.

RECLAME-UITINGEN
Ter vermijden van het inbreuk maken op de buurstand maakt de organisatie onderscheidt tussen reclame-uitingen richting open- en dichte standzijden. Reclame-uitingen richting open zijden zijn toegestaan mits deze minimaal 1m uit de kant blijven. Reclame-uitingen richting de dichte zijden zijn toegestaan tot 2,5m hoogte. In het geval de wand van de buurstand hoger is dan 2,5m mag de reclame-uiting tot maximaal de hoogte van de buurstand reiken. Ook bij de dichte zijden geldt dat de uiting minimaal 1m uit de kant moet blijven.

OBSTAKELS IN EEN STANDRUIMTE
Controleer de online plattegrond op markeringen die wijzen op obstakels en voorzieningen in uw standruimte. Houd hiermee rekening bij het standontwerp. Obstakels mogen enkel worden omtimmerd, op voorwaarde, dat eventuele aanwezige brandslanghaspels volledig zichtbaar en direct bereikbaar blijven. Er mag niets worden bevestigd aan de kolommen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Natascha Vlemmings: standbouw@vakbeursfacilitair.nl.

ETAGEBOUW
Etagebouw is altijd hoger dan 250 centimeter en is uitsluitend met schriftelijke toestemming van de organisatie toegestaan. Ook hier geldt de regel, dat deze minimaal één meter van uw buurstand verwijderd moet zijn. Gebruik van een etageverdieping is niet kosteloos. Hiervoor wordt de helft van het aantal netto ‘etagemeters’ in rekening gebracht.
Let op! De beursorganisatie moet ook hier weer aan de hand van de bouwtekening en vooraf schriftelijk toestemming gegeven hebben.

NIET BUITEN DE EIGEN STANDRUIMTE
Standbouw is alleen toegestaan op het vloeroppervlak of in de ruimte, zoals aan een deelnemer is toegewezen, zodat gangpad overschrijdende standbouw niet is toegestaan. Alle zaken die zonder schriftelijke goedkeuring van de bevoegde personen van HoLaPress Communicatie toch buiten de standruimte vallen, zowel staand, geprojecteerd als overhangend, zowel beeld, geluid, geur als voorwerp betreffend, zullen derhalve aangemerkt zijn als zijnde extra verhuurde vierkante meters en als zodanig in rekening worden gebracht aan de deelnemer.
Let op! Voor iedere gehele of gedeeltelijke vierkante meter, die buiten de eigen stand wordt ingenomen, brengt de organisatie aan de deelnemer per beursdag een volledige vierkante-meterprijs van 195 euro in rekening.

TECHNISCHE VOORZIENINGEN
Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de putten in de vloer. Houd bij de inrichting rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer, waaronder u de leidingen kunt laten trekken. Op de online plattegrond kan de deelnemer precies zien waar de putten en obstakels zich bevinden binnen de standruimte. Pas de indeling hierop aan, zodat leidingen zo min mogelijk door de stand heen lopen.

SCHOON OPLEVEREN VAN STANDRUIMTE
De organisatie maakt aan de deelnemers bekend vanaf welk moment begonnen kan worden met het ontruimen van de standruimte en wanneer deze ontruimd moet zijn. Hier valt ook de afvoer van afval en overtollig materiaal onder en het verwijderen van plak strips en verf van de vloer. U dient de standruimte schoon op te leveren. Voor standhouders met standbouw die via de organisatie is geleverd, draagt de organisatie zorg voor het schoon opleveren van deze standruimte, zij het dat iedere schade aan of onnodige vervuiling van standbouwmaterialen, in de ruimste zin van het woord, in rekening gebracht zal worden.
Let op! De organisatie zal aan deelnemers die in eigen beheer hun stand bouwen en hun standruimte na af loop niet schoon opleveren, de kosten voor het schoonmaken van de aan hen toegewezen standruimte in rekening brengen. Aan standafbouwers, die hun afval bij andere deelnemers deponeren, zal naast de kosten voor verwijdering een opslag van 100% in rekening worden gebracht.

Deelnemers zijn verplicht dit reglement ter kennis van hun standbouwer te brengen. Ook hun standbouwer is verplicht zich aan dit reglement te houden inclusief het toegangscontrolesysteem! Personen zonder toegangsbewijs worden niet tot de beursvloer toegelaten! Alleen geaccrediteerde standbouwers kunnen voor toegangsbewijzen in aanmerking komen.

Inloggen

Bent u al deelnemer aan de vakbeurs? Log hier dan in om uw persoonlijke pagina weer te geven.